Guida al Trasloco ufficio senza stress in 5 passi

Gli errori da evitare prima del trasloco del tuo ufficio

Un trasloco è considerato di solito un notevole trauma, sia per quanto riguarda le abitazioni sia per negozi e uffici; le cause sono riconducibili a situazioni logistiche, economiche e anche affettive. I traslochi di uffici non fanno eccezione.

Lasciare un posto conosciuto per trasferirsi in un altro implica un insieme di modificazioni piuttosto destabilizzanti, soprattutto se ci si deve affidare a traslochi internazionali.

Uno dei presupposti fondamentali per non rischiare di incorrere in problematiche impegnative rimane quello di affidarsi a personale competente ed esperto, in grado di svolgere il lavoro a regola d’arte.

Traslochi uffici: come organizzarli al meglio

Per pianificare al meglio i traslochi di uffici è necessario evitare alcuni inconvenienti che potrebbero condizionare pesantemente il risultato.

1. Tempistiche

Innanzitutto bisogna decidere per tempo il momento più opportuno, in relazione al genere di attività professionale, evitando i periodi di maggiore lavoro per limitare al minimo le perdite economiche.

Per eliminare qualsiasi disguido sarebbe consigliabile predisporre i traslochi uffici, quando è possibile, durante week-end oppure periodi di vacanza, per essere in grado di proseguire l’attività lavorativa fino all’ultimo e poi riprenderla appena possibile.

Bisogna inoltre comunicare la disdetta del contratto di locazione almeno dodici mesi prima della scadenza, evitando in questo modo di incorrere in pesanti sanzioni.

Quando si affronta un trasloco azienda è importantissimo non trascurare i termini per l’espletamento delle formalità burocratiche relative alla nuova sede, valutando la destinazione catastale, soprattutto se è previsto un cambio d’uso.

Se sono programmati lavori per soddisfare i requisiti architettonici, i traslochi aziendali devono venire effettuati non prima del termine degli interventi di ristrutturazione.

2. Informazioni

Un errore da evitare assolutamente prima di un trasloco di uffici è quello di non informare per tempo il personale riguardo alle condizioni logistiche del trasferimento.

Bisogna pertanto indire numerose riunioni per responsabilizzare tutto lo staff, programmando correttamente le competenze di ognuno, magari attraverso la compilazione di tabelle di marcia da seguire attentamente.

Spesso accade che, prima di un trasloco di un ufficio, il trasferimento non sia comunicato a fornitori e clienti; in questo modo possono subentrare sgradevoli disguidi, destinati ad interferire con la ripresa delle normali attività.

Non bisogna tralasciare di fare un elenco di tutte le ditte con le quali intercorrono rapporti lavorativi per eliminare il rischio di creare deficit informativi causati dal trasloco.

Sarebbe opportuno inviare lettere raccomandate per assicurarsi che rimanga traccia delle comunicazioni, in assenza delle quali possono bastare anche delle semplici mail.

3. Predisporre le nuove utenze

Un inconveniente piuttosto comune che deve essere evitato in ogni modo è quello relativo alle nuove utenze; predisporre i contratti per la fornitura di gas, energia elettrica, acqua e linea telefonica rappresenta un’esigenza di grande importanza che deve venire eseguita qualche settimana prima del trasferimento.

In caso di traslochi internazionali diventa ancora più utile premunirsi per tempo dei contratti per le nuove utenze, dato che i tempi d’esecuzione spesso non corrispondono a quelli del paese di partenza.

I traslochi possono inoltre offrire l’opportunità di sostituire apparecchiature obsolete, installando dispositivi di ultima generazione.

4. Preparazione

Nella fase di preparazione vera e propria è opportuno evitare il comunissimo errore di conservare tutto, in quanto un trasloco rappresenta l’occasione ideale per effettuare operazioni di decluttering, eliminando tutto quello che non serve più.

Distruggere vecchi documenti, disfarsi di apparecchi rotti o inservibili, imballare quelli da trasferire, impacchettare tutto l’occorrente per la nuova sede sono altrettante operazioni da eseguire con un giusto anticipo.

L’inconveniente più comune che bisogna eliminare è quello di non pianificare con ordine le varie operazioni poiché in questo modo è facilissimo creare il caos più assoluto.

Pertanto è necessario affidare a ogni dipendente dell’ufficio un progetto di cui occuparsi e di conseguenza anche il suo relativo trasferimento in maniera tale da poter facilmente associare la persona all’operazione.

Tutte queste fasi devono essere eseguite in sinergia tra tutti gli impiegati, tenendo conto che una corretta programmazione rimane la chiave del successo di un trasloco di qualsiasi tipo.

5. Controllo

Una delle mancanze più frequenti nei traslochi di uffici è quella di non affidarsi a una ditta traslochi affidabile come Sinibaldi, che sia in grado di controllare con accuratezza le varie fasi del trasferimento di oggetti e macchinari.

Per evitare confusione di ruoli è indispensabile fare riferimento al medesimo referente che deve pertanto essere sempre presente, assicurando una costante interazione con il personale.

Le mansioni di controllo presuppongono una notevole responsabilità che bisogna affidare a personale esperto; per il trasloco ufficio è utile valutare le referenze delle ditte che si occupano di questo settore per non correre alcun rischio.

Una volta preso possesso del nuovo ufficio è consigliabile organizzare il prima possibile una riunione dello staff al completo per pianificare al meglio l’attività lavorativa.